Nous proposons un service spécialisé en archivage et rayonnage visant à assurer l’organisation, la conservation, la sécurisation et l’optimisation des espaces de stockage documentaire. Cette offre s’adresse aux administrations, entreprises et organisations désireuses de structurer efficacement leur gestion documentaire tout en maximisant l’utilisation de leurs espaces physiques.
S’appuyant sur une expertise technique et organisationnelle, nous mettons en œuvre des solutions intégrées alliant gestion documentaire et aménagement d’espaces d’archives, conformes aux exigences réglementaires et aux bonnes pratiques professionnelles.
À travers cette offre intégrée, nous nous positionnons comme un partenaire de référence en archivage et rayonnage, en proposant des solutions optimisées, sécurisées et conformes aux exigences réglementaires, permettant une gestion efficace des documents et une valorisation durable des espaces de stockage.
Des solutions adaptées à vos besoins
Audit et diagnostic des besoins en archivage et stockage
Nous réalisons une étude approfondie des volumes documentaires et des espaces disponibles afin de définir des solutions adaptées. Cette phase comprend :
• l’analyse des flux et typologies de documents ;
• l’évaluation des capacités de stockage existantes ;
• l’identification des contraintes physiques et organisationnelles ;
• l’analyse des risques (détérioration, perte, accès non contrôlé)
• un rapport détaillé est établi, incluant des recommandations d’optimisation des espaces et des processus.
Organisation et structuration des archives
L’entreprise accompagne ses clients dans la mise en place d’un système d’archivage structuré et efficace, comprenant :
• la définition de plans de classement ;
• l’élaboration de procédures de tri, de codification et d’indexation ;
• la gestion du cycle de vie des documents (conservation, élimination)
• la mise en place de référentiels documentaires.
Fourniture et installation de solutions de rayonnage
Nous concevons et installons des systèmes de rayonnage adaptés aux besoins spécifiques de chaque structure :
• rayonnages fixes ou mobiles ;
• systèmes compacts à haute densité ;
• solutions adaptées aux archives lourdes ou volumineuses ;
• optimisation de l’ergonomie et de l’accessibilité des espaces.
Les installations sont réalisées dans le respect des normes de sécurité et de qualité.
Archivage physique et numérisation
Nous proposons des solutions complètes pour la gestion des archives :
• organisation et stockage sécurisé des documents physiques ;
• opérations de conditionnement et de classement ;
• numérisation des documents et constitution de bases électroniques ;
• mise en place de systèmes d’archivage électronique (SAE).
sécurisation et préservation des documents
Nous garantissons la protection et la pérennité des archives grâce à :
• des conditions de stockage adaptées (température, humidité, protection contre les risques) ;
• le contrôle des accès aux zones d’archives ;
• la mise en place de dispositifs de prévention contre les sinistres (incendie, inondation) ;
• des solutions de sauvegarde des archives numériques.
Accès, traçabilité et gestion documentaire
Les solutions mises en place permettent une gestion efficace et traçable des documents :
• systèmes de localisation et de recherche rapide ;
• gestion des mouvements d’archives ;
• suivi des consultations et des restitutions ;
• production de rapports et indicateurs de gestion.